Sau khi hoàn thành hành trình bay và chính thức đặt chân đến Nhật Bản, du học sinh sẽ bắt đầu một cuộc sống mới với nhiều điều cần thích nghi. Không chỉ làm quen với môi trường học tập, văn hóa và sinh hoạt, các bạn còn phải thực hiện một số thủ tục hành chính quan trọng để ổn định cuộc sống tại đây. Vậy trong 14 ngày đầu tiên tại Nhật, du học sinh Nhật Bản mới sang cần làm gì? Hãy cùng tìm hiểu theo từng nhóm công việc dưới đây.

Du học sinh Nhật Bản mới sang cần làm gì?

Kiểm tra giấy tờ nhập cảnh và thẻ lưu trú

Ngay khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh tại sân bay, du học sinh cần kiểm tra kỹ các giấy tờ cá nhân được cấp và lưu giữ. Đối với người nhập cảnh với tư cách lưu trú trung và dài hạn, thẻ lưu trú (在留カード・ざいりゅうカード) thường được cấp tại một số sân bay quốc tế được chỉ định như Narita, Haneda, Chubu, Kansai, New Chitose, Hiroshima, Fukuoka và Kobe. Nếu nhập cảnh qua sân bay khác, thẻ lưu trú có thể được cấp sau. Trong trường hợp này, hộ chiếu sẽ có ghi chú về việc thẻ lưu trú được cấp sau khi nhập cảnh. Các thông tin cần kiểm tra gồm:

• Họ tên và ngày tháng năm sinh.
• Quốc tịch.
• Tư cách lưu trú: 留学 (Du học).
• Thời hạn lưu trú.
• Ngày hết hạn lưu trú.
• Các thông tin liên quan khác được ghi trên thẻ.

Lưu ý quan trọng: Người thuộc diện phải có thẻ lưu trú cần mang theo thẻ khi ra ngoài tại Nhật Bản và xuất trình khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Không nên để thẻ lưu trú thất lạc hoặc tự ý cho người khác mượn. Ngoài ra, hãy chụp lại các giấy tờ quan trọng và lưu bản sao ở nơi an toàn để thuận tiện khi cần tra cứu. Bản chụp không thay thế giấy tờ gốc trong các thủ tục hành chính.

Đăng ký địa chỉ cư trú tại cơ quan hành chính địa phương

Đây là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà du học sinh mới sang Nhật cần thực hiện. Theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản, người nước ngoài thuộc diện cư trú trung và dài hạn sau khi xác lập nơi ở tại Nhật phải thực hiện khai báo địa chỉ tại cơ quan hành chính cấp thành phố, quận, thị trấn hoặc làng (市区町村役所・ししくちょうそんやくしょ) trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác lập nơi cư trú. Điều này có nghĩa là thời hạn được tính từ ngày bạn xác định nơi ở, không đơn giản là tính từ ngày nhập cảnh. Hồ sơ cần chuẩn bị Thông thường, du học sinh cần mang theo:

• Thẻ lưu trú (在留カード).
• Hộ chiếu trong trường hợp thẻ lưu trú được cấp sau.
• Đơn đăng ký địa chỉ theo hướng dẫn của cơ quan hành chính địa phương.
• Thông tin địa chỉ nơi đang sinh sống.

Tùy từng địa phương, nhân viên tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc giấy tờ liên quan. Thực hiện ở đâu? Du học sinh đến cơ quan hành chính quản lý khu vực nơi mình sinh sống để làm thủ tục. Ví dụ: Nếu bạn ở quận Shinjuku, Tokyo, cần đến cơ quan hành chính phụ trách địa chỉ cư trú của mình tại quận Shinjuku. Sau khi hoàn tất thủ tục, địa chỉ cư trú sẽ được ghi nhận theo quy định trên thẻ lưu trú và trong hệ thống đăng ký cư trú. Vì sao cần thực hiện sớm? Thông tin địa chỉ cư trú là cơ sở để thực hiện nhiều thủ tục khác như tham gia bảo hiểm y tế, nhận thông báo My Number và xử lý các vấn đề hành chính liên quan đến cuộc sống tại Nhật. Không nên trì hoãn thủ tục này đến cuối thời hạn 14 ngày.

Đăng ký tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân

Bảo hiểm y tế du học sinh là nội dung cần đặc biệt quan tâm để bảo vệ quyền lợi khi khám chữa bệnh tại Nhật Bản. Người nước ngoài dự kiến lưu trú tại Nhật từ 3 tháng trở lên và không thuộc nhóm được bảo hiểm y tế khác chi trả theo quy định thường phải tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険・こくみんけんこうほけん). Sau khi đăng ký địa chỉ cư trú, du học sinh có thể thực hiện thủ tục tham gia tại cơ quan hành chính địa phương. Quyền lợi cơ bản của bảo hiểm y tế Đối với các dịch vụ khám chữa bệnh thuộc phạm vi bảo hiểm, người tham gia thông thường tự thanh toán 30% chi phí, phần còn lại do bảo hiểm chi trả theo quy định. Tuy nhiên, không phải tất cả các dịch vụ y tế đều được bảo hiểm chi trả. Một số dịch vụ đặc biệt hoặc chi phí ngoài phạm vi bảo hiểm có thể phải tự thanh toán toàn bộ. Phí bảo hiểm được tính như thế nào? Mức phí bảo hiểm không giống nhau ở tất cả các địa phương. Việc tính phí phụ thuộc vào thu nhập, quy định của địa phương và các yếu tố liên quan. Đối với du học sinh mới sang Nhật, nếu chưa có thu nhập tại Nhật trong năm trước, các bạn vẫn cần khai báo tình trạng thu nhập theo hướng dẫn để cơ quan địa phương xác định mức phí và điều kiện giảm phí nếu có. Lưu ý: Không nên hiểu rằng du học sinh mới sang Nhật sẽ tự động được miễn phí bảo hiểm. Hãy thực hiện đầy đủ thủ tục khai báo và kiểm tra thông báo phí được gửi đến địa chỉ cư trú.

Tìm hiểu thủ tục My Number

My Number (マイナンバー) là mã số cá nhân gồm 12 chữ số được cấp cho người cư trú tại Nhật Bản nhằm phục vụ các thủ tục liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội và quản lý hành chính. Sau khi hoàn tất đăng ký cư trú, du học sinh sẽ được cấp My Number theo quy trình của cơ quan chức năng. Thông tin về mã số cá nhân thường được gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ đã đăng ký. ===> Tìm hiểu thêm: Thẻ My Number là gì? Tại sao du học sinh bắt buộc phải làm tại Nhật Bản My Number được sử dụng trong những trường hợp nào?

• Thực hiện một số thủ tục hành chính.
• Làm thủ tục liên quan đến thuế và bảo hiểm xã hội.
• Hoàn thiện hồ sơ khi đi làm thêm.
• Thực hiện một số giao dịch hoặc thủ tục tại ngân hàng.
• Sử dụng các dịch vụ hành chính trực tuyến theo điều kiện quy định.

Du học sinh cần phân biệt hai loại giấy tờ:

• My Number: Mã số cá nhân gồm 12 chữ số được cấp cho người cư trú.
• My Number Card (マイナンバーカード): Thẻ nhựa có ảnh, được cấp khi người dân thực hiện đăng ký làm thẻ.

Việc có My Number không đồng nghĩa với việc bạn bắt buộc phải làm My Number Card ngay lập tức. Thẻ này được đăng ký riêng và có thể sử dụng như giấy tờ xác minh danh tính trong những trường hợp phù hợp. Lời khuyên: Khi nhận được thông báo My Number, hãy kiểm tra thông tin và bảo quản cẩn thận. Không nên tùy tiện gửi ảnh giấy tờ hoặc tiết lộ mã số cá nhân cho người không có lý do chính đáng.

Kiểm tra nghĩa vụ tham gia hệ thống lương hưu quốc gia

Đây là thủ tục dễ bị bỏ qua vì nhiều du học sinh cho rằng mình còn trẻ và chưa đi làm chính thức nên không cần quan tâm đến lương hưu. Tuy nhiên, theo quy định của Nhật Bản, người cư trú tại Nhật trong độ tuổi từ 20 đến 59 phải thuộc hệ thống lương hưu công, không phân biệt quốc tịch. Đối với du học sinh từ đủ 20 tuổi đến 59 tuổi, nếu không thuộc nhóm tham gia lương hưu theo diện người lao động hoặc người phụ thuộc, thông thường sẽ thuộc nhóm tham gia Lương hưu Quốc dân (国民年金・こくみんねんきん). Du học sinh có phải đóng phí lương hưu không? Du học sinh thuộc nhóm đủ điều kiện có thể đăng ký chế độ hoãn đóng dành cho sinh viên (学生納付特例制度・がくせいのうふとくれいせいど). Chế độ này cho phép người đáp ứng điều kiện được hoãn việc đóng phí lương hưu trong thời gian học tập. Đây không phải là chính sách miễn phí tự động. Người học cần nộp đơn và được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt. Nếu được chấp thuận, thời gian được áp dụng chế độ sẽ được ghi nhận theo quy định. Du học sinh nên hỏi cơ quan hành chính địa phương hoặc văn phòng lương hưu về điều kiện, giấy tờ cần thiết và cách nộp hồ sơ. Lưu ý: Không nên bỏ qua giấy thông báo đóng phí lương hưu nếu nhận được. Hãy tìm hiểu xem mình có thuộc diện được hoãn đóng hay không và thực hiện thủ tục phù hợp.

Mở tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản

Tài khoản ngân hàng giúp du học sinh thuận tiện hơn trong việc nhận học bổng, nhận lương làm thêm, thanh toán các khoản sinh hoạt và quản lý tài chính. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng có điều kiện mở tài khoản giống nhau. Một số ngân hàng có yêu cầu về thời gian cư trú, giấy tờ xác minh, số điện thoại hoặc các thông tin liên quan đến mục đích sử dụng tài khoản. Những giấy tờ thường được yêu cầu Tùy ngân hàng, du học sinh có thể cần chuẩn bị:

• Thẻ lưu trú.
• Hộ chiếu.
• Thông tin địa chỉ cư trú.
• Số điện thoại tại Nhật Bản.
• Thẻ học sinh hoặc giấy xác nhận đang theo học.
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của ngân hàng.

Một số ngân hàng có thể yêu cầu thêm thông tin về thời gian cư trú hoặc xác nhận từ nhà trường. Những điều cần lưu ý

• Tìm hiểu ngân hàng phù hợp với khu vực sinh sống.
• Kiểm tra điều kiện mở tài khoản trước khi đến quầy giao dịch.
• Khai báo chính xác mục đích sử dụng tài khoản.
• Không cho người khác mượn hoặc sử dụng tài khoản ngân hàng của mình.
• Không mua bán tài khoản hoặc thẻ ngân hàng dưới bất kỳ hình thức nào.

Việc cho người khác mượn tài khoản, thẻ ngân hàng hoặc thông tin đăng nhập có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt nếu tài khoản bị sử dụng cho hoạt động bất hợp pháp.

Đăng ký số điện thoại và kết nối Internet

Một số điện thoại Nhật Bản sẽ giúp du học sinh thuận tiện hơn trong việc liên lạc với nhà trường, ngân hàng, chủ nhà và các cơ quan hành chính. Số điện thoại cũng thường được sử dụng để xác nhận danh tính khi đăng ký một số dịch vụ trực tuyến. Du học sinh có thể lựa chọn:

• SIM vật lý.
• eSIM.
• Gói cước điện thoại trả trước hoặc trả sau.
• Dịch vụ Internet dành cho ký túc xá hoặc căn hộ.

Trước khi đăng ký, hãy kiểm tra các điều kiện như giấy tờ cần thiết, thời hạn hợp đồng, phí hòa mạng, chi phí hằng tháng và điều kiện hủy dịch vụ. Nếu ở ký túc xá, hãy hỏi nhà trường xem đã có Internet hay chưa. Một số nơi đã trang bị Wi-Fi trong phòng hoặc khu vực sinh hoạt chung, giúp tiết kiệm chi phí ban đầu. Lưu ý: Không nên đăng ký quá nhiều dịch vụ cùng lúc khi chưa hiểu rõ điều khoản hợp đồng. Hãy lựa chọn gói cước phù hợp với nhu cầu học tập và liên lạc.

Hoàn thiện thủ tục nhập học và trao đổi với nhà trường

Bên cạnh các thủ tục hành chính, du học sinh cần nhanh chóng liên hệ với trường để hoàn thiện những công việc liên quan đến nhập học. Tùy từng cơ sở giáo dục, các yêu cầu có thể bao gồm:

• Xác nhận ngày nhập học và lịch học.
• Nộp các giấy tờ còn thiếu.
• Nhận thẻ học sinh hoặc thẻ sinh viên.
• Tham gia buổi định hướng dành cho học viên mới.
• Tìm hiểu nội quy và quy định chuyên cần.
• Đăng ký tài khoản học tập hoặc hệ thống quản lý sinh viên.
• Tìm hiểu lịch nghỉ, lịch thi và các hoạt động của trường.

Đối với học viên trường tiếng Nhật, cần đặc biệt chú ý quy định về chuyên cần. Việc đi học đầy đủ không chỉ giúp theo kịp chương trình mà còn thể hiện quá trình học tập nghiêm túc. Nếu có vấn đề về sức khỏe, nơi ở hoặc giấy tờ, hãy chủ động thông báo cho bộ phận phụ trách sinh viên quốc tế của trường. Đừng đợi đến khi xảy ra vấn đề mới tìm cách liên hệ. Việc lưu sẵn số điện thoại và địa chỉ email của nhà trường sẽ giúp bạn xử lý tình huống nhanh hơn.

Tìm hiểu quy định làm thêm dành cho du học sinh

Nhiều du học sinh có kế hoạch tìm việc làm thêm để hỗ trợ chi phí sinh hoạt. Tuy nhiên, cần hiểu rõ rằng tư cách lưu trú 「留学」 (Du học) không tự động cho phép người học làm thêm. Muốn làm việc ngoài phạm vi hoạt động được phép theo tư cách lưu trú, du học sinh cần được cấp Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可・しかくがいかつどうきょか). Thời gian làm thêm được phép Theo hướng dẫn của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản, người có giấy phép phù hợp thường được làm thêm:

• Không quá 28 giờ mỗi tuần trong thời gian học.
• Không quá 8 giờ mỗi ngày trong các kỳ nghỉ dài được quy định trong lịch học của cơ sở giáo dục.

Các giới hạn này phải được hiểu theo đúng phạm vi giấy phép và quy định áp dụng. Du học sinh cũng không được làm việc trong các ngành nghề bị cấm theo quy định, kể cả công việc phục vụ gián tiếp tại các cơ sở kinh doanh thuộc nhóm bị hạn chế. Những điều cần lưu ý

• Kiểm tra xem giấy phép làm thêm đã được cấp hay chưa.
• Không bắt đầu làm việc khi chưa có giấy phép cần thiết.
• Không làm vượt giới hạn thời gian.
• Không sử dụng giấy tờ của người khác để xin việc.
• Ưu tiên việc học và bảo đảm chuyên cần.

Đặc biệt, không nên vì muốn kiếm thêm thu nhập mà nhận nhiều công việc cùng lúc khiến thời gian làm việc vượt quá giới hạn cho phép.

Làm quen với môi trường sống và các quy tắc sinh hoạt tại Nhật

Sau khi hoàn tất những thủ tục quan trọng, du học sinh cần dành thời gian tìm hiểu môi trường sống xung quanh. Đây là bước giúp các bạn giảm bỡ ngỡ, tránh những vi phạm không đáng có và nhanh chóng thích nghi với cuộc sống mới.

Những việc nên thực hiện

Tìm hiểu quy định phân loại và đổ rác Mỗi địa phương có lịch thu gom và cách phân loại rác khác nhau. Hãy tìm hiểu quy định tại khu vực mình đang sinh sống, đặc biệt là rác cháy được, rác không cháy được, chai lọ và rác tái chế. Tìm hiểu các địa điểm thiết yếu Nên xác định vị trí của:

• Siêu thị và cửa hàng tiện lợi.
• Bệnh viện hoặc phòng khám gần nơi ở.
• Nhà thuốc.
• Ga tàu và trạm xe buýt.
• Bưu điện.
• Đồn cảnh sát hoặc koban (交番・こうばん).

Tìm hiểu quy tắc sinh hoạt trong khu dân cư Cần chú ý giữ trật tự, không gây tiếng ồn vào ban đêm, không tự ý sử dụng đồ dùng chung và tuân thủ quy định của ký túc xá hoặc chủ nhà. Tìm hiểu thông tin phòng chống thiên tai Nhật Bản có thể xảy ra động đất, bão và các hiện tượng thời tiết cực đoan. Du học sinh nên biết vị trí sơ tán, cách nhận cảnh báo khẩn cấp và số điện thoại liên hệ khi gặp sự cố. 14 ngày đầu tiên sau khi nhập cảnh là giai đoạn quan trọng giúp du học sinh hoàn thiện các thủ tục cần thiết và bắt đầu ổn định cuộc sống tại Nhật Bản. Trong đó, đăng ký địa chỉ cư trú, tham gia bảo hiểm y tế, tìm hiểu My Number và các quy định về tư cách lưu trú là những nội dung không nên bỏ qua. Bên cạnh việc hoàn thành giấy tờ, các bạn cũng cần chủ động liên hệ với nhà trường, tìm hiểu môi trường sinh hoạt và rèn luyện khả năng giao tiếp tiếng Nhật để tự tin xử lý những tình huống thường gặp. Đông Du Hà Nội mong rằng những thông tin trên sẽ giúp các bạn có sự chuẩn bị tốt hơn trước khi xuất cảnh. Hành trình du học không chỉ bắt đầu từ ngày đặt chân đến Nhật Bản, mà còn bắt đầu từ sự chủ động, nghiêm túc và tinh thần sẵn sàng thích nghi với cuộc sống mới.